Secrétaire Inter-unité de soins Pitié Salpêtrière /Paul Brousse F/H F/H

L’HAD est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. . Elle couvre tous les modes de prises en charge (à l’exception de la psychiatrie), depuis les femmes enceintes, les femmes en post-partum, les nourrissons et jeunes enfants jusqu’aux personnes âgées en passant par tous les stades de la vie adulte.

Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).

En tant que secrétaire inter-US, vous êtes affecté(e) au Département et exercez sur les 2 US Pitié Salpétrière et Paul Brousse :
- Quand il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US
- Quand il y a une secrétaire sur chaque US de votre secteur, vous travaillez comme « aide inter-US» sur certaines tâches communes à l’ensemble de ces US : missions inter-US

EN REMPLACEMENT SUR UNE US
-Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …). Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations
-Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
-Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau
-Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio )
-Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur
- Présence au staff US si reprise de la ligne téléphonique possible par renfort

EN MISSIONS INTER-US
-Gestion de la ligne téléphonique sur les horaires de journée lors des staffs US, reprise des appels patients / aidants particuliers
- Support au secrétariat d’US : sur la gestion des libéraux, sur la gestion du matériel au domicile après l’entrée patient, sur l’accompagnement patients / aidants
-Relais de la gestion du matériel après l’entrée patient
-Infos aux patients sur le circuit des éloges et réclamations le cas échéant, relances sur les questionnaires de satisfaction
- Contribution à la réponse aux EI

Compétences relationnelles pour la gestion de la ligne téléphonique patient et du travail en équipe pluridisciplinaire.

Qualifications professionnelles
- Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK